Política de Privacidad de CitaMente

Fecha de entrada en vigor: 6 de agosto de 2025 Última actualización: 26 de julio de 2026

1. Introducción

CitaMente (“nosotros” o “nuestro”) se compromete a proteger tu privacidad y a tratar tus datos personales conforme al régimen colombiano de protección de datos (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013). Al usar el Servicio, confirmas que has leído, entendido y aceptado esta Política de Privacidad.

El uso del Servicio también se rige por nuestros Términos de Servicio, que describen qué hace el Servicio, sus limitaciones y tus responsabilidades.

1.1 Alcance y ley aplicable

Esta política rige todo tratamiento de datos personales realizado en Colombia o por entidades domiciliadas en Colombia, bajo la vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

2. Información que recolectamos

2.1 Información personal

Recolectamos:

• Información de autenticación: correo electrónico, identificador de usuario, tokens.
• Datos de citas médicas: nombres de médicos, especialidades, fechas y horas, lugares, indicaciones, números de autorización y notas relacionadas. Cada cita registra además la zona horaria del dispositivo que la creó, para que los recordatorios se envíen a la hora local correcta.
• Contenido generado por el usuario: texto, audio e imágenes que proporcionas para capturar citas. Este contenido se envía a servicios de inteligencia artificial de terceros para transcribir audio y extraer los datos de la cita (ver sección 9).
• Información del grupo familiar: el grupo familiar al que perteneces, tu nombre para mostrar dentro de él, y a qué miembro está asignada o acompañada cada cita.
• Tokens de notificaciones push: un token de dispositivo emitido por Firebase Cloud Messaging, usado para entregar recordatorios de citas a tu dispositivo. Los tokens se eliminan cuando cierras sesión o eliminas tu cuenta.
• Registro de consentimiento: qué versión de nuestros Términos de Servicio y de esta Política de Privacidad aceptaste, y cuándo. Lo conservamos para acreditar tu autorización y para saber cuándo debemos volver a solicitarla tras un cambio sustancial.

2.2 Información técnica

• Información del dispositivo: tipo de dispositivo, versión del sistema operativo, versión de la aplicación, identificadores.
• Analítica de uso: interacciones con funcionalidades, duración de sesión, registros de error. Se asocian a tu identificador de usuario y a tu correo electrónico (ver sección 9).
• Datos de rendimiento: reportes de fallos y métricas de desempeño, asociados a tu identificador de usuario (ver sección 9).

2.3 Permisos y acceso a datos

Solicitamos acceso a micrófono, cámara, almacenamiento e internet únicamente para el funcionamiento del Servicio.

3. Base legal y consentimiento

3.1 Autorización

Tratamos tus datos personales únicamente con tu autorización previa, expresa e informada (“autorización previa, inequívoca e informada”). Puedes retirar tu autorización en cualquier momento desde la configuración de la aplicación.

3.2 Finalidades lícitas

Todo el tratamiento se ajusta a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, seguridad y confidencialidad.

4. Roles y responsabilidades

Responsable del Tratamiento: el operador de CitaMente, con contacto en scarkov.dev@gmail.com. El Responsable decide sobre las finalidades y los medios del tratamiento y es a quien debes dirigir las solicitudes descritas en la sección 6.

Encargados del Tratamiento: los proveedores de servicios listados en la sección 9, que tratan datos personales por cuenta nuestra y siguiendo nuestras instrucciones.

Datos que ingresas sobre otras personas: cuando registras una cita para otro miembro de tu grupo familiar, eres responsable de contar con su autorización, según se establece en nuestros Términos de Servicio. Tratamos esos datos como Responsable sobre la base de la autorización que declaras tener.

5. Aviso de Privacidad

Ponemos a disposición un Aviso de Privacidad claro en el primer contacto y dentro de la aplicación, que detalla: identidad del Responsable, finalidades, categorías de datos, bases legales, plazos de conservación y canales para ejercer derechos.

6. Derechos ARCO y procedimientos

6.1 Derechos de los titulares

Puedes ejercer los derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO) sobre tus datos personales.

6.2 Tiempos de respuesta

• Consultas: responderemos dentro de los 10 días hábiles siguientes a la recepción de tu solicitud.
• Reclamos: atenderemos y responderemos los reclamos dentro de los 15 días hábiles.

7. Conservación de datos

Conservamos los datos personales solo durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades aquí señaladas, o mientras lo exija la ley. Los plazos específicos por categoría de datos (por ejemplo, registros de citas: cuenta activa + 1 año) están documentados en nuestro cronograma interno de conservación.

8. Seguridad de los datos y notificación de incidentes

• Todos los datos se cifran en tránsito (SSL/TLS).
• Las sesiones y tokens de autenticación se almacenan en el almacenamiento seguro del dispositivo (Keychain en iOS, almacenamiento cifrado en Android). Los datos en poder de nuestros proveedores se almacenan usando sus mecanismos de cifrado en reposo.
• Implementamos medidas técnicas y organizativas para salvaguardar los datos.
• En caso de un incidente de seguridad que afecte tus datos personales, lo notificaremos a los titulares afectados sin dilación indebida y lo reportaremos a la autoridad competente (la Superintendencia de Industria y Comercio, SIC) cuando la ley aplicable lo exija.

9. Transferencias internacionales y tratamiento con inteligencia artificial

Para prestar el Servicio, transferimos ciertos datos personales — incluidas las grabaciones de audio, las imágenes y los textos que envías, y los datos de citas médicas extraídos de ellos — a proveedores ubicados fuera de Colombia:

• OpenAI (Estados Unidos): trata tus grabaciones de audio, imágenes y textos para transcribir voz y extraer información estructurada de la cita.
• Supabase (Estados Unidos): aloja nuestra base de datos, la autenticación y las funciones de backend.
• Google Firebase Cloud Messaging (Estados Unidos): entrega los recordatorios de citas a tu dispositivo. Recibe el token push de tu dispositivo y el contenido del recordatorio, que incluye datos de la cita como la especialidad, el nombre del médico, la hora y el lugar.
• Mixpanel (Estados Unidos): analítica de producto. Recibe tu identificador de usuario y tu correo electrónico, junto con el registro de qué funcionalidades usas. No recibe el contenido de tus citas.
• Sentry (Estados Unidos): reporte de errores y fallos. Recibe tu identificador de usuario junto con información de diagnóstico sobre fallas en la aplicación.

Estos proveedores pueden tratar y almacenar tus datos en servidores fuera de Colombia. Conforme al artículo 26, literal (a), de la Ley 1581 de 2012, realizamos estas transferencias internacionales sobre la base de tu autorización expresa e inequívoca, que otorgas al aceptar esta Política de Privacidad y usar el Servicio. Las funcionalidades de captura de citas no pueden operar sin estas transferencias; si no consientes en ellas, por favor no uses esas funcionalidades.

Puedes retirar tu autorización en cualquier momento dejando de usar las funcionalidades afectadas, eliminando tu cuenta o contactándonos como se describe en las secciones 3 y 6.

10. Niños, niñas y adolescentes

El Servicio está dirigido a personas adultas. Debes tener al menos 18 años para crear una cuenta. Una persona de 14 a 17 años solo puede usar el Servicio con la autorización de su padre, madre o representante legal, quien acepta nuestros Términos de Servicio en su nombre y es responsable de los datos ingresados.

No creamos cuentas a sabiendas para menores de 14 años. Cuando un padre, madre o representante legal registra citas de un menor como parte de un grupo familiar, lo hace en calidad de persona autorizada para otorgar ese consentimiento. Si crees que un menor creó una cuenta sin la autorización requerida, contáctanos en la dirección de la sección 13 y la eliminaremos.

11. Manual interno de políticas

Mantenemos un Manual Interno de Políticas y Procedimientos que detalla cada aspecto del tratamiento de datos, los protocolos de seguridad y el personal autorizado, conforme al artículo 18 (f) de la Ley 1581.

12. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política. Los cambios sustanciales se notificarán en la aplicación y actualizando la fecha de “Última actualización”. Registramos qué versión aceptaste, de modo que podamos pedirte revisar y aceptar una versión modificada sustancialmente.

13. Información de contacto

Si tienes preguntas, inquietudes o solicitudes sobre esta Política de Privacidad o sobre nuestras prácticas de datos, contáctanos en:

Correo electrónico: scarkov.dev@gmail.com

Nota para Google Play Console: esta política de privacidad cubre la recolección y el uso de datos personales, incluida información médica sensible, grabaciones de audio e imágenes. La aplicación usa servicios de inteligencia artificial para el tratamiento de datos y almacena información mediante servicios en la nube. Todas las divulgaciones requeridas para el cumplimiento en tiendas de aplicaciones están incluidas arriba.